Privacyverklaring HostHelder

Laatst bijgewerkt: 29 september 2026

HostHelder respecteert de privacy van bezoekers, klanten en gebruikers van onze diensten. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft.

HostHelder is een handelsnaam van Malek Media.

1. Contactgegevens

Malek Media – handelsnaam HostHelder
Olmenstraat 5
6374 VV Landgraaf
Nederland

KvK-nummer: 91234492
E-mail: info@hosthelder.nl

Malek Media is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring, behalve wanneer wij persoonsgegevens uitsluitend namens een hostingklant verwerken. In dat geval zijn wij verwerker en is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u deze zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u een hostingpakket aanvraagt, contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze diensten.

Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • voor- en achternaam;

  • bedrijfsnaam;

  • adresgegevens;

  • e-mailadres;

  • telefoonnummer;

  • gegevens die u zelf invult in een contact- of aanvraagformulier;

  • gegevens die nodig zijn om een hostingdienst, domeinnaam of e-maildienst te leveren;

  • factuur- en administratieve gegevens;

  • technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de levering en beveiliging van onze diensten;

  • gegevens die worden verwerkt via websites, databases, e-mailaccounts en back-ups die bij HostHelder worden gehost.

Via onze website verzamelen wij via de formulieren in beginsel alleen de gegevens die u zelf invult.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;

  • het verwerken van aanvragen voor hostingpakketten;

  • het afsluiten en uitvoeren van overeenkomsten;

  • het leveren en beheren van webhosting;

  • het leveren en beheren van WordPress-hosting;

  • het uitvoeren van WordPress-onderhoud en updates;

  • het beheren en registreren van domeinnamen;

  • het aanbieden en beheren van e-mailhosting;

  • het maken en beheren van back-ups;

  • het verlenen van technische ondersteuning;

  • het uitvoeren van onze financiële administratie;

  • het versturen van facturen;

  • het beveiligen en stabiel houden van onze systemen;

  • het analyseren en verbeteren van onze website en dienstverlening;

  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Grondslagen voor de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige juridische grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens:

Voor de uitvoering van een overeenkomst
Wanneer persoonsgegevens nodig zijn om hosting, domeinregistratie, e-mailhosting, onderhoud of andere diensten te leveren.

Om te voldoen aan een wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld voor onze financiële en fiscale administratie.

Op basis van een gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, technisch beheer en het verbeteren van onze dienstverlening, voor zover uw privacybelangen niet zwaarder wegen.

Op basis van toestemming
Wanneer de wet vereist dat wij vooraf toestemming vragen, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of vergelijkbare technieken.

5. Contact- en aanvraagformulieren

Op hosthelder.nl kunnen bezoekers onder andere:

  • een hostingpakket aanvragen;

  • een vraag stellen.

Wanneer u een formulier invult, verwerken wij de gegevens die u zelf verstrekt, zoals uw naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om uw aanvraag te behandelen, contact met u op te nemen en, wanneer van toepassing, een overeenkomst met u tot stand te brengen.

6. Hosting van websites en persoonsgegevens van klanten

Wanneer u een website bij HostHelder host, kunnen via die website persoonsgegevens van uw eigen bezoekers, klanten, medewerkers of andere betrokkenen worden verwerkt.

Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn uit:

  • WordPress;

  • databases;

  • contactformulieren;

  • webshops;

  • klantaccounts;

  • back-ups;

  • logbestanden;

  • e-mailaccounts.

Voor deze gegevens bepaalt u als klant in beginsel het doel en de middelen van de verwerking. U bent daarmee de verwerkingsverantwoordelijke.

HostHelder verwerkt deze gegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is om de overeengekomen hosting- en onderhoudsdiensten te leveren en handelt daarbij als verwerker.

Voor deze verwerking kan tussen HostHelder en de klant een verwerkersovereenkomst worden gesloten.

7. Toegang tot WordPress en websites

Wanneer HostHelder onderhoud, technische ondersteuning of beheer uitvoert, kunnen wij toegang krijgen tot bijvoorbeeld:

  • het WordPress-beheerpaneel;

  • bestanden van de website;

  • databases;

  • plug-ins en thema’s;

  • back-ups;

  • gebruikersaccounts;

  • webwinkelgegevens;

  • contactformulierinzendingen.

Wij bekijken of gebruiken deze gegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is om onze werkzaamheden uit te voeren.

8. E-mailhosting

Wanneer u gebruikmaakt van e-mailhosting kunnen e-mailberichten, bijlagen, adresgegevens en technische e-mailgegevens op de hostingomgeving worden opgeslagen.

HostHelder heeft niet de bedoeling de inhoud van e-mailberichten actief in te zien. Toegang kan echter technisch mogelijk of incidenteel noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld bij ondersteuning, herstelwerkzaamheden of het onderzoeken van een beveiligingsincident.

Wij beperken dergelijke toegang zoveel mogelijk.

9. Back-ups

Van gehoste websites en diensten kunnen automatisch back-ups worden gemaakt.

Deze back-ups kunnen kopieën bevatten van persoonsgegevens die op de website, in databases of in e-mailaccounts aanwezig zijn.

Wij gebruiken back-ups uitsluitend voor bijvoorbeeld:

  • herstel na storingen;

  • herstel na menselijke fouten;

  • beveiligingsincidenten;

  • technische problemen.

Oude back-ups worden volgens onze technische bewaartermijnen automatisch overschreven of verwijderd.

10. Domeinregistratie

Wanneer HostHelder namens u een domeinnaam registreert of verhuist, kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met partijen die noodzakelijk zijn voor de registratie van de domeinnaam.

Domeinnamen worden door HostHelder onder andere geregistreerd via Qweb Internet Services B.V.

Afhankelijk van de domeinextensie kunnen daarnaast gegevens worden verwerkt door een registry of andere partij die verantwoordelijk is voor de betreffende domeinnaam.

Wij verstrekken alleen de gegevens die voor de registratie of het beheer van de domeinnaam noodzakelijk zijn.

11. Hostingprovider Qweb

HostHelder maakt voor haar hostingdiensten gebruik van infrastructuur en diensten van:

Qweb Internet Services B.V.

Qweb kan in opdracht van HostHelder persoonsgegevens verwerken die zich bevinden op de hostingomgeving.

Qweb heeft hiervoor een eigen verwerkersovereenkomst. HostHelder maakt waar nodig afspraken met leveranciers over de bescherming en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens.

12. Boekhouding

Voor onze boekhouding maken wij gebruik van e-Boekhouden.nl.

Gegevens zoals:

  • naam;

  • bedrijfsnaam;

  • adresgegevens;

  • factuurgegevens;

  • e-mailadres;

  • betaalgegevens;

kunnen in ons boekhoudsysteem worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor administratie, facturatie en belastingverplichtingen.

13. Betalingen

HostHelder werkt momenteel met handmatig verzonden facturen.

Wij gebruiken op dit moment geen geïntegreerde online betaalprovider op de website.

Betalingsgegevens kunnen wel worden verwerkt binnen onze bankadministratie en boekhouding.

14. Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website.

Hiermee kunnen onder andere gegevens worden verwerkt over:

  • bezochte pagina’s;

  • bezoekduur;

  • gebruikte browser;

  • apparaat;

  • globale locatie;

  • herkomst van het websitebezoek;

  • technische gebruiksgegevens.

Wij gebruiken deze informatie om onze website en dienstverlening te analyseren en verbeteren.

Google kan gegevens verwerken op servers buiten Nederland en buiten de Europese Economische Ruimte. Google maakt voor internationale gegevensdoorgifte waar nodig gebruik van erkende juridische mechanismen, waaronder modelcontractbepalingen.

15. Google Search Console

Wij gebruiken Google Search Console om inzicht te krijgen in de vindbaarheid en technische prestaties van onze website in Google.

De gegevens die wij via Search Console ontvangen bestaan voornamelijk uit statistieken over zoekopdrachten, pagina’s, posities, klikken en technische websiteprestaties.

Wij gebruiken deze gegevens voor zoekmachineoptimalisatie en technisch beheer.

16. WordPress

Onze website en een deel van onze hostingdiensten maken gebruik van WordPress.

WordPress is het contentmanagementsysteem waarmee websites worden beheerd. Afhankelijk van de gebruikte plug-ins en instellingen kunnen technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

17. Cookies

Onze website kan functionele en analytische cookies gebruiken.

Functionele cookies zijn noodzakelijk om de website technisch goed te laten functioneren.

Daarnaast gebruiken wij Google Analytics voor statistieken.

Voor cookies waarvoor volgens de toepasselijke wetgeving toestemming vereist is, vragen wij bezoekers vooraf om toestemming.

Voor uitsluitend functionele cookies en beperkt analytische cookies die nauwelijks gevolgen hebben voor de privacy kan in bepaalde gevallen geen voorafgaande toestemming vereist zijn.

Meer informatie over de cookies die op onze website worden gebruikt kan worden opgenomen in een afzonderlijk cookiebeleid.

18. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Hieronder vallen bijvoorbeeld:

  • Qweb Internet Services B.V.;

  • e-Boekhouden.nl;

  • Google;

  • domeinnaamregistrars en registries;

  • IT- en hostingleveranciers;

  • overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken maken wij waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking van persoonsgegevens.

19. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Door het gebruik van internationale diensten, zoals diensten van Google, kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Wanneer dit gebeurt, gebruiken wij uitsluitend diensten waarbij passende waarborgen voor gegevensbescherming worden toegepast, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde modelcontractbepalingen.

20. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

Contact- en aanvraaggegevens
Maximaal 12 maanden nadat het contact is afgerond, tenzij hieruit een klantrelatie ontstaat.

Klantgegevens
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor zover noodzakelijk voor administratie, geschillen of wettelijke verplichtingen.

Facturen en financiële administratie
Minimaal 7 jaar voor zover dit op grond van fiscale regelgeving verplicht is.

Hostinggegevens
Gedurende de looptijd van de hostingovereenkomst.

Gegevens uit beëindigde hostingaccounts
Worden na beëindiging verwijderd volgens onze technische procedures, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of overeengekomen is.

Back-ups
Worden gedurende een beperkte technische bewaartermijn bewaard en daarna automatisch overschreven of verwijderd.

Supportcorrespondentie
In beginsel maximaal 2 jaar na afronding van het supportverzoek, tenzij langere bewaring noodzakelijk is vanwege een lopende overeenkomst of geschil.

Analyticsgegevens
Volgens de bewaartermijn die binnen de betreffende analysedienst is ingesteld.

21. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Wij maken onder andere gebruik van:

  • SSL-beveiligde verbindingen;

  • versleutelde verbindingen;

  • dagelijkse back-ups;

  • periodieke updates van websites en systemen;

  • beveiliging van hostingomgevingen;

  • beperkte toegang tot systemen en gegevens.

Hoewel wij passende beveiligingsmaatregelen nemen, kan geen enkel digitaal systeem volledig worden gegarandeerd tegen alle mogelijke risico’s.

22. Datalekken

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens mogelijk verloren zijn gegaan, zijn ingezien of onrechtmatig zijn verwerkt, onderzoeken wij het incident.

Wanneer dat op grond van de AVG noodzakelijk is, melden wij een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokkenen.

Wanneer HostHelder persoonsgegevens verwerkt namens een klant, informeren wij de klant zo snel mogelijk over relevante beveiligingsincidenten zodat de klant zijn eigen wettelijke verplichtingen kan beoordelen.

23. Rechten van betrokkenen

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U kunt ons onder andere verzoeken om:

  • inzage in uw persoonsgegevens;

  • correctie van onjuiste persoonsgegevens;

  • verwijdering van persoonsgegevens;

  • beperking van de verwerking;

  • overdracht van persoonsgegevens;

  • bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

  • intrekking van eerder gegeven toestemming.

U kunt hiervoor contact opnemen via:

info@hosthelder.nl

Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen voordat wij een verzoek uitvoeren.

24. Klacht indienen

Wanneer u van mening bent dat wij niet correct omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u eerst contact met ons opnemen via info@hosthelder.nl.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

25. Minderjarigen

Onze website en dienstverlening richten zich op ondernemers, organisaties en zakelijke klanten.

Wij hebben niet de bedoeling bewust persoonsgegevens te verzamelen van kinderen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

26. Geautomatiseerde besluitvorming

HostHelder maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming waarbij zonder menselijke tussenkomst besluiten worden genomen die aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor personen hebben.

27. Nieuwsbrieven en marketing

HostHelder verstuurt momenteel geen structurele commerciële nieuwsbrief.

Wanneer wij dit in de toekomst wel gaan doen, zullen wij persoonsgegevens hiervoor uitsluitend gebruiken wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Ontvangers zullen zich eenvoudig kunnen afmelden voor commerciële communicatie.

28. Wijzigingen in deze privacyverklaring

HostHelder kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, website of wetgeving verandert.

De meest recente versie wordt altijd gepubliceerd op:

hosthelder.nl

Wij adviseren daarom deze privacyverklaring regelmatig te controleren.

29. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Neem dan contact met ons op:

HostHelder
Een handelsnaam van Malek Media
Olmenstraat 5
6374 VV Landgraaf
KvK: 91234492
E-mail: info@hosthelder.nl

Scroll naar boven